残業をしないための４つのこと・・・の理由とやり方（その２）
こんにちは、なおいです。
前回の記事の続きのそれぞれの理由その２です。
前回も書いた通り
結局は残業をしないためには業務時間に無駄な時間を増やさない。
という一言に帰結します。がつらつら書いていきます。
その前に前回の記事を読んでない方はこちら
1と2の理由はこっち
３)それぞれのタスクにかかる時間を厳格に見積もる。
仕事の効率を上げる為、やり残しをなくす為TODOリストを作るって話よくあると思います。私も作成してました。
本に書いてあるTODOリストと少しだけ違うのはタスクをツリー構造にして少し細かく分割してました。
タスクを分割して時間を見積もったりするのって転職後、基本情報技術者の勉強時に知ったのですが、WBSってやり方で有名なんですね、知らずにやってました。
例）顧客へのサポートを行うといった場合
| ○ | × |
|---|---|
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顧客Aに技術サポートをする（20分）
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顧客Aに技術サポートをする（20分）
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このTODOリストにそれぞれが何分かかるかを書き足します。できる限り正確に予測することを特に心掛ける必要があるのですが、この時にタスクを分割したことが活きてきます。タスクが具体化されているので、見積もりの精度が高まります。
（なお、この見積もりの精度を上げるために実際にかかった時間のフィードバックは都度行ってください）
もし、私がやってる時間推定方法について知りたいという要望があって気分が乗ればそのうち書きます。
出来上がった「あたらしいTODOリスト」を優先度で第1ソートして、その後自分が比較的楽しめるタスクをピックアップします。
タスクフローとして分割できないものもあるかもしれませんが、分割できるものを見つけて、最初と最後に楽しめるタスクを配置することで、嫌いなタスクの間のモチベーションを保って作業効率の低下を防いでいました。
（これは性格によるので、好きなことを最初にやってその勢いで嫌いなものを終わらせるという人もいれば、最後に取っとくことでモチベーションを上げる人もいると思うのでそこは性格に合わせてください。）
こうすることで嫌いなタスクをだらだらやることを防ぎ、 無駄な時間が減らしてました。
４)取り掛かってる仕事を途中でやめない。
割り込み業務ってどうしてますか？
本当に今やってる業務を一時中断し、割り込ませてますか？
私は、取り掛かってるタスクのキリがつくまでは割り込ませてませんでした。
もちろんイレギュラーはあります。一分一秒を争う場合は割り込み業務を優先します。
しかし、一時中断することで起こる大きなデメリットが二つあります。
それは、作業の途切れによって発生する以下の二つの無駄な時間の発生です。
・「さっきどこまでやってたっけ」と思い出す時間
・もう一度フルスピードに乗せるまでの時間
たとえるとスピードに乗ってた車を止めてエンジンを一度切ったら、もう一度同じスピードに乗せるまでにエンジンをかけたり、スピードを徐々に上げたりする時間が必要になるみたいなもんです。
これも割り込みとはいえ、多少の余裕はあるはずです。できれば、今のタスクが終わるまで、無理ならキリのいいところまで進めるようにします。
この時にも３）で書いたタスクを細かくしているのが役に立ちます。タスクが細かくそれぞれにかかる時間が短いので終わるまで今のタスクを優先してもそこまで支障は出ません。
あとは、どこまでやったかを明確にメモしてから割り込み作業に取り掛かることで二つの無駄時間を出来るだけ防ぐようにしていました。
これで3つの記事にまたがった残業しない為の4つの方法はおわりです。
もし取り組めることがあれば参考にしてみてください。
実践してよかったらシェアよろしくお願いしますｗ
